Retour sur les dernières mises à jour

Comme annoncé fin mai aux personnes abonnées, les services de Nubo ont subi une maintenance importante le 2 et 3 juin. Elle a duré plus longtemps que prévu, mais s’est finalement bien déroulée. C’est une étape importante pour la continuité technique des services et les développements à venir.

En résumé, nous avons pu faire des mises à jour importantes pour le cloud et le mail. Ces mises à jour étaient bloquées depuis quelques mois à cause de l’incompatibilité d’un élément de la configuration. La situation est aujourd’hui débloquée, les services sont bien à jour et l’équipe technique peut continuer de travailler dessus plus sereinement. Merci à toutes et tous pour votre patience et à l’équipe technique pour son travail.

Il se peut que vous receviez un courriel de notification d’activité du cloud, mentionnant qu’un administrateur a créé un mot de passe d’application “cli” ou “Roundcube / Nextcloud token”, il s’agit d’un message normal dû au nouveau système de synchronisation des carnets d’adresses entre le cloud et le webmail.

Pour celles et ceux que ça intéresse, voici l’histoire complète.

Historique

Depuis l’année dernière, nous avions un problème avec l’application « SSO » du cloud (SSO pour « single sign-on » ou « authentification unique », est ce qui permet aux utilisateurs et utilisatrices d’être connectées au cloud après connexion dans le mail ou dans Mon Nubo, et vice-versa). Il n’était pas possible de la mettre à jour, et ce blocage nous empêchait de mettre à jour les autres services, notamment Nextcloud, le logiciel derrière le cloud de Nubo, et Roundcube, le logiciel derrière le webmail.

La solution était de remplacer l’application SSO du cloud par une autre aux fonctionnalités similaires. Malheureusement, cette dernière ne gérait pas les groupes dans le cloud (actuellement, les personnes qui ont des comptes liés font partie d’un même « groupe » dans le cloud, ce qui facilite notamment les partages, il est prévu que cette fonctionnalité soit étendue dans l’avenir proche), et ne permettait pas à l’outil de synchronisation des carnets d’adresses entre le webmail et le cloud de fonctionner comme avant (afin que les utilisateurs et utilisatrices puissent synchroniser leurs contacts sur leurs différents appareils, il est important qu’ils soient présents sur le cloud, et ces mêmes contacts doivent évidemment être accessibles depuis leur webmail pour l’envoi des courriels).

Préparations

Durant les mois qui ont suivi, nous avons travaillé à ajouter la fonctionnalité de gestion des groupes du cloud dans la nouvelle app (qui finalement a été ajoutée directement dedans par les personnes impliquées dans le développement de l’application). Nous avons également adapté l’outil de synchronisation des carnets d’adresses pour qu’il puisse fonctionner avec la nouvelle application SSO. Il utilise maintenant, au lieu de l’ancien système, un mot de passe d’application (le cloud permet de créer des mots de passe d’application, qui sont des mots de passe uniques générés pour connecter certaines applications aux services proposés par le cloud).

Le revers à cette solution est que les utilisateurs et utilisatrices ont toutes et tous reçu ou vont recevoir une notification d’activité du cloud signalant qu’un mot de passe d’application “cli” a été créé par un administrateur, sans qu’ils en soient prévenus (le message a ensuite été modifié pour que soit indiqué “Roundcube / Nextcloud token” au lieu de “cli”). Ce message arrivera dès la première (re)connexion des utilisateurs ou utilisatrices dans le webmail sur mail.nubo.coop, car la configuration de la synchronisation des carnets d’adresses se régénérera à ce moment-là.

Maintenance

Ces dernières semaines, nous avons travaillé sur des environnements de test pour préparer le remplacement de l’app SSO et la mise à jour des services afin d’anticiper un maximum de problèmes possibles ainsi que pour nous assurer d’une procédure correcte de mise à jour.

Le vendredi 2 juin était le grand jour de la mise à jour sur les services en production. Malheureusement, deux problèmes ont été rencontrés lors de la mise à jour qui, initialement, devait durer trois heures. En fin de soirée vendredi, nous sommes revenus à la version initiale des services. Samedi 3 en soirée, après avoir trouvé la cause des problèmes, nous avons repris la maintenance, qui a pu se dérouler avec succès.

Deux problèmes supplémentaires sont apparus après la mise à jour et ont été corrigés tout de suite :

1. Le dimanche 4, l’utilisation des contacts dans le webmail fonctionnait, mais était très lente (plusieurs dizaines de secondes par action). Cette erreur venait de l’intégration au sein de la nouvelle version du cloud d’une protection contre les attaques « brute force », le cloud considérait le nombre très élevé de requêtes de RC comme une tentative d’attaque et ralentissait chaque requête jusqu’à rendre l’utilisation difficile. Les paramètres côté serveur ont été corrigés dimanche soir (après le potager).
2. Le lundi 5, plusieurs utilisateurs et utilisatrices nous ont mentionné avoir perdu des informations relatives dans leurs webmails ; soit des identités, des signatures, des paramètres personnalisés, mais aussi certains contacts propres au webmail (ceux qui n’étaient pas synchronisés avec le cloud), comme ceux conservés dans les destinataires recueillis (qui mémorisent toutes les adresses auxquelles des messages sont envoyés). Ce problème était dû au fait que, lors de la mise à jour, de nouveaux profils ont été générés pour les utilisateurs et utilisatrices dans le webmail au lieu de reprendre les existants. Nous avons corrigé le problème le soir même en réajustant les anciens profils pour que le webmail les réutilise.

Prochaines étapes

Pour la suite, nous devons encore mettre à jour des services internes (invisibles aux utilisateurs et utilisatrices), mais tout cela devrait se faire sans embûches visibles.

Nous pourrons ensuite prendre le temps d’évaluer les petits problèmes d’usage qu’il reste parfois, tels que :

• le fait qu’il faut parfois revenir en arrière après une connexion dans le cloud pour pouvoir y accéder ;
• l’erreur qui s’affiche parfois dans le webmail nécessitant une déconnexion et une reconnexion ;
• certains problèmes liés à des partages spécifiques dans le cloud, ou la validation de certaines invitations à des évènements de l’agenda…

N’hésitez pas à nous faire part (par courriel ou sur Nubo agora) de vos retours concernant les bugs éventuels !

Nous devons aussi ajuster le thème de l’interface et travailler sur de nouvelles fonctionnalités prévues dans les prochaines semaines. Ces mises à jour importantes des services ont débloqué la situation et nous permettent maintenant de nous concentrer sur l’amélioration concrète des services.

Si vous souhaitez plus d’informations techniques ou que vous êtes curieux ou curieuses, n’hésitez pas à nous le demander dans Nubo agora.